Wszelkie niezbędne informacje dotyczące składania ofert w trybie konkursowym (dotyczy konkursów ogłoszonych po 1 marca 2022 r.) oraz w trybie pozakonkursowym znajdują się w Zarządzeniu Nr 476/2024 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 16 grudnia 2024 r. Zasady i tryb postępowania w zakresie zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art. 3 ust 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
Przypomnienie ważniejszych zasad, którymi należy się kierować przy realizacji zadań:
- należy uważnie czytać treść podpisywanych umów,
- umowy zawierane w trakcie realizacji zadania muszą być zgodne z kodeksem cywilnym – np. osoba prowadząca zajęcia pozalekcyjne wykonuje zlecenie, a nie dzieło, przy umowie o dzieło musi powstać dzieło,
- umowy zawierane w trakcie realizacji zadania muszą być podpisane przez osoby upoważnione. Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów). Umowy podpisane niezgodnie z wyżej wymienionym zapisem art. 11 ust. 4 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach nie będą uwzględniane.
- pozycje w kosztorysie można dodać tylko za zgodą zleceniodawcy i tylko na etapie realizacji zadania, w przypadku zgody sporządza się aneks do umowy,
- środki muszą być wydatkowane w okresie realizacji zadania określonym w umowie, również składki do ZUS i US należy płacić w okresie realizacji zadania,
- zakup sprzętu wyposażenia i innych artykułów niezbędnych do realizacji zadania należy dokonać w okresie pozwalającym na realizację zadania zgodnie z umową np. zakup sprzętu sportowego na zajęcia sportowe musi nastąpić na początku realizacji zadania, tak żeby można było z niego korzystać na zajęciach, należy zaopatrzyć się w wodę czy inne napoje na początku realizacji zadania, produkty żywnościowe powinny być zakupione w czasie realizacji zadania – świeże produkty żywnościowe powinny być zakupione tuż przed spożyciem, ilość artykułów spożywczych musi być adekwatna do liczby uczestników,
- wszystkie wydatkowane środki powinny być przeznaczone tylko na produkty i artykuły związane z realizacją zadania,
- faktury muszą być wystawione bezpośrednio po zakupie (dotyczy m.in. artykułów spożywczych, przemysłowych, biurowych itp.),
- należy informować, że zadanie jest współfinansowane ze środków otrzymanych od Gminy Miasto Włocławek, informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego.
